सहकारी संस्थाहरुको सालतमामीको साथसाथै नयाँ आर्थिक वर्षको योजना बनाउने बेला समेत आएको छ । यसै अवसरमा सहकारी संस्थाहरुले प्रविधिलाई प्राथमिकतामा राख्नु पर्ने देखिन्छ । सहकारी संस्थाहरुले २०८० साल बाट एनएफआरएस विधिबाट लेखा परीक्षण गराउनु पर्ने भएकोले सो को समेत तयारी अवस्थामा बस्नु आवश्यक छ । सहकारीहरुले कोपोमिसमा अनिवार्य आवद्ध भई विवरण भर्ने, नियमानुसार गोएएमएलमा सुचिकृत भई विवरण पठाउनुपर्ने टट्कारो आवश्यकता छ । 

नलेज ईज पावर ब्यालेन्स् ईज सुपरपावर भन्ने भनाई छ । यस भनाईलाई हेर्दा हामी सहकारीकर्मी सँग जति सहकारी सम्बन्धी नलेज छ त्यो एउटा पावर हो र त्यस पावरलाई ब्यालेन्स् गरेर उच्चतम प्रयोग गरी सहकारी ब्यवस्थित गरी सदस्यको जिवनस्तर उकास्न सकेमा थप पावर अर्थात् सुपरपावर प्राप्त हुन्छ । सहकारीकर्मीहरुले नलेजलाई सुपर पावर बनाउनको लागि सालतमामीको पेरिफेरिमा केही कुराहरु विशेष ध्यान दिनुपर्दछ । सहकारी क्षेत्रमा जति मात्रामा कार्य गरिन्छ सोही अनुसार परिणाम नदेखिन सक्छ तर कार्यलाई निरन्तरता दिनुपर्ने आवश्यकता देखिन्छ । जुनसुकै कार्य गर्दा सुरुमा केही असहज महसुस हुन्छ तर गर्दै जाँदा हाम्रो बानीमा परिणत हुन्छ र दैनिक सोही कार्यहरु नियमित गर्न सकिन्छ । 

सहकारी संस्थाहरुमा पनि नेपाल सरकारको नियमानुसार असार मसान्तमा सालतमामी अर्थात् खाताबन्द गर्नुपर्ने हुन्छ । राज्यको सहकारी ऐन, आर्थिक ऐन, सहकारी नियमावली, आर्थिक नियमावली, सहकारी विभागको निर्देशन, संस्थाको विनियम विभिन्न कार्यविधिहरु बमोजिम संस्थामा भएको आर्थिक कारोवारहरुको खाता बन्द गर्नु पर्दछ । धेरै सहकारी संस्थाहरुले भरपर्दो सफ्टवेयर प्रयोग गरेको हुन्छ त्यस अवस्थामा सालतमामी गर्न खासै कठिनाई पर्दैन तर मेनुअल रुपमा मात्र अभिलेख राख्ने सहकारी संस्थाहरुले चारखाता तयार पारि सम्पत्ति र खर्चको कुल रकम बराबर दायित्व र आम्दानी को कुल रकम छ वा छैन परीक्षण गरे पश्चात् मात्र कारोवारहरुको सालतमामी गर्न सक्दछन् । बर्तमान समयको मागलाई हेर्दा सफ्टवेयरको प्रयोग बिना आर्थिक कारोवारहरुको अभिलेख राख्न त्यति सजिलो देखिदैन र हुदैन पनि ।

सहकारी संस्थामा सालतमामीको बेलामा विभिन्न अभिलेखहरुलाई विशेष ध्यान दिनुपर्ने हुन्छ । सालतमामी गर्ने दिन अर्थात् असार मसान्तको दिनको वासलातमा जति नगद रकम देखिन्छ सोही बराबर सहकारी संस्थाको भल्ट वा सेफमा नगदको विवरण सहितको भौतिक नगद हुनुपर्दछ । स्पष्ट रुपमा नगद विवरण लेखेर चाबी बुझ्ने दुबै आधिकारिक ब्यक्तिहरुले दस्तखत गरेर राख्नु पर्दछ । नगद राख्ने भल्टको अनिवार्य बीमा गरिएको हुनुपर्दछ र बिमाको सिमा भित्र मात्र नगद राखेको हुनुपर्दछ । भल्टमा दुई स्थानमा लक गर्ने ब्यवस्था हुनुपर्दछ र दुई स्थानको चाबी फरक फरक ब्यक्तिले लिखित रुपमा जिम्मा लिने ब्यवस्था गरिएको हुनुपर्दछ । भल्ट रुपमा प्रवेश गर्दा र बाहिर आउँदाको अभिलेख राख्ने ब्यवस्था हुनुपर्दछ । 

सहकारी संस्थाले बैंक सँग कारोवार गर्दा संस्थाको कार्यालयको सफ्टवयर वा एक्सेस सिट वा नगद पुस्तिकामा अभिलेख राखेको हुनुपर्दछ । यसरी गरीएको अभिलेख र बैंकले राखेको बैंक विवरण अभिलेख प्रत्येक महिनाको मसान्तमा बैंक हिसाव मिलान गर्नुपर्ने हुन्छ । यसरी मिलान गर्दा मिलेको एकीन भएपछि आधिकारीक व्यक्तिहरुले दस्तखत गरी प्रमाणित गरेर राख्नुपर्ने हुन्छ । सहकारी संस्थाले आफुसँग पर्याप्त तरलता छ भने मुनाफा दिन सक्षम संघहरुमा तथा सहकारी बैंकमा शेयर तथा बचत लगानी गर्न सक्छ । यस्तो लगानी सुरक्षित छ वा छैन निरिक्षण गर्ने जिम्मेवारी संस्थाको सञ्चालक समितिको हुन्छ । 

सहकारी संस्थाले आफ्ना शेयर सदस्यहरुलाई लगानी गरेको ऋणको प्रक्रिया सहि छ वा छैन निरिक्षण गर्नुपर्ने हुन्छ । ऋण लगानी गर्दा एक लाख भन्दा बढी रकम बिना धितोमा दिन पाईदैन । ऋण लगानी गर्दा तिर्न सक्ने क्षमतालाई विश्लेषण गरिएको छ वा छैन ? चरित्र, क्षमता, पूँजीको अवस्था, धितो सुरक्षण र अन्य अवस्था बिश्लेषण गरिएको छ वा छैन ? आदी कुराहरुको निरिक्षण गर्नुपर्ने हुन्छ । बर्तमान अवस्थालाई विश्लेषण गर्दा सहकारी संस्थाले ऋण प्रवाह गर्दा पाँच सि मात्र नभई भविश्यको सम्भावनालाई समेत ध्यान दिनुपर्ने आवश्यकता देखिन्छ । सहकारी संस्थाबाट ऋण प्रवाह गर्दा कागजातहरु कानून बमोजिम तयार पारिएको छ वा छैन ? तयार पारिएको कागजातहरुलाई फाएर प्रुफ दराजमा राखिएको छ वा छैन ? कागजातहरुलाई स्क्यान गरी डिजिटाईज्ड गरिएको छ वा छैन ? आदी कुराहरुको विषेश ध्यान दिनु पर्दछ । 

सालतमामीको बेलामा सबैभन्दा बिषेश ध्यान दिनुपर्ने कुरा भनेको व्यक्तिगत ऋण विवरणको कुल अंक र ऋण लगानीको वासलातमा भएको कुल अंक बराबर छ वा छैन हेर्नुपर्ने दायित्व सञ्चालक समिति र लेखा सुपरिवेक्षण समितिको हुन्छ । यस्ता कुरालाई शेयर सदस्यहरुले पनि बिशेष चासोको रुपमा राखेमा सहकारी संस्थालाई फाईदा पुग्दछ । सालतमामीको बेलामा आम्दानी बढाउनको लागि ऋणलाई पुजिकृत गर्न पाईदैन । यसो गर्दा एक त कानुन विपरित हुन्छ भने अर्को तर्फ शेयर सदस्यलाई बढी भार थपिन्छ र ऋण उठ्ने सम्भावना पनि न्यून हुदै जान्छ । संस्थाले गरेको ऋण लगानीको ऋण विवरण अर्थात् एजिङ्ग अनिवार्य बनाई नियमानुसार भाखा नाघेको ऋण बर्गिकरण गर्नु पर्ने र सोही अनुसार ऋण सुरक्षण कोषमा रकम थप गर्दै लानु पर्ने हुन्छ । सालतमामीको बेलामा पाउनुपर्ने हिसाबलाई विशेष ध्यान दिनु सहकारी संस्थाको उच्च ब्यवस्थापन, सञ्चालक समिति र लेखा सुपरिवेक्षण समितिको विशेष दायित्व हो । पाउनुपर्ने हिसावको कुल अंक र को को सँग पाउनुपर्ने हो त्यसको विवरण अनिवार्य रुपमा लेखा सुपरिवेक्षण समितिले हेरिदिएमा सहकारी संस्थालाई फाईदा पुग्दछ । सकेसम्म पाउँनुपर्ने हिसाव असार मसान्तमा शुन्य हुनुपर्दछ । 

सहकारी संस्थामा फर्निचर, कम्प्युटर, ल्यापटप, सवारी साधन लगायत विभिन्न सम्पत्तिहरु हुन्छन् । यस्ता सम्पत्तिहरुको कोडिङ्ग गरिएको हुनुपर्दछ । कुन सम्पत्ति सामान कुन कोठामा छ र कसले प्रयोग गर्दछ भन्ने कुराहरु एकै स्थानमा बसेर हेर्न सकिने ब्यवस्थापन गरिएको हुनुपर्दछ । केही सहकारी संस्थाहरुले यसको लागि फिक्स् एसेट्स एण्ड ईन्भेन्टोरी मेनेजमेन्ट सफ्टवयरनै प्रयोग गरेको पाईन्छ । सालतमामीको बेलामा यस्ता स्थिर सम्पत्तिहरुको ह्रास कट्टा राज्यको आएकर ऐन अनुसार तोकिदिएको दरमा तथा किनेको मितिको आधारमा पौष मसान्त भित्र किनेको भए पुरै, माघ देखी चैत्र मसान्त सम्ममा किनेको भए दुई तिहाई र बैशाख देखी असार मसान्तभित्र किनेमो भए एक तिहाई मात्र ह्रास कट्टा गर्नुपर्ने हुन्छ ।

सहकारी संस्थाहरुले जुन आर्थिक बर्षमा गरिएको खर्च हो सोही आर्थिक बर्षमा अनिवार्य बुक गराउनु पर्ने हुन्छ । चालु आ.ब.को खर्चलाई आगामी आ.ब. मा तिर्नुपर्ने अवस्था छ भने पनि खर्च बुक गराई भुक्तानी दिनुपर्नेमा राख्नुपर्ने हुन्छ । संस्थाले खर्च गर्दा बार्षिक साधारण सभाले स्वीकृत गरेको बजेटको परिधि भित्र रहि खर्च गर्नु पर्दछ । यदि नपुग भएमा अघिल्लो बर्षको साधारण सभाको अनुमति बमोजिम बजेट भएको शिर्षक बाट बजेट सकिएको शिर्षकमा रकमान्तर गरी खर्च गर्न सकिन्छ तर आगामी साधारण सभाबाट अनुमोदन गराउनुपर्ने हुन्छ । 

सहकारी संस्थामा शेयर सदस्यले खरिद गरेको ब्यक्तिगत शेयर विवरण र वासलातमा देखिएको कुल शेयर रकम भिडान भएको हुनु पर्दछ । शेयर रकमलाई संस्थाको विनियममा गरिएको ब्यवस्था बमोजिम छुट्टिएर आएको शेयर लाभांशको रकम लाई दिनगन्ती आधारमा र समान दरमा हिसाव गरी नियमानुसार पुग्ने मात्र लाभांश दिनु पर्दछ । २०७९ साल जेष्ठ १२ गते संघीय सहकारी बिभाग बाट जारी गरिएको निर्देशन नम्बर २० लाई विशेष ध्यान दिएर उपयुक्त भएमा मात्र शेयर लाभांश बितरण गर्नुपर्ने हुन्छ । यदि उक्त निर्देशन बिपरित भएमा संस्थाको सञ्चालक समिति र कर्मचारी प्रमुखले दामासाहीमा बेहोर्नुपर्ने ब्यवस्था गरिएको छ । सहकारी संस्थामा विनियममा ब्यवस्था भए बमोजिम कोष राख्न सकिन्छ र विनियम बमोजिमनै कोषको बाँडफाँड गरेको हुनुपर्दछ । आम्दानी जनाउनु पर्ने शिर्षको रकमलाई सिधै कोषमा लैजान मिल्दैन ।
 
सालतमामीको समय तथा अन्य समयमा समेत सहकारी संस्थामा शेयर सदस्यले राखेको बचतको ब्यक्तिगत बिबरण र वासलातको कुल बचत रकम अनिवार्य भिडेको हुनुपर्दछ । सफ्टवेयर नराखिएको संस्थाले यस प्रकारको कुरालाई बिशेष ध्यान दिनु पर्ने देखिन्छ । संस्थाको बाह्य ऋण कार्यविधि बमोजिम शेयर सदस्यहरुको बचतको दर भन्दा बाह्य ऋणको दर कम भएमा वा शेयर सदस्यहरुलाई ऋण लगानी गर्न रकम आवश्यक भएमा वा तरलता कम भएमा बाह्य ऋण लिन सकिन्छ । बाह्य ऋण लिदा प्याट्रोनेट फण्ड पाउँन सकिने आआफ्नो संघ तथा सहकारी बैंक बाट लिँदा सहकारी संस्थालाई केही थप फाईदा पुग्दछ । 

सहकारी संस्थाले बाह्य पक्षलाई केही तिर्नुपर्ने रकम छ भने भुक्तानी दिनुपर्ने हिसावमा राखिएको हुन्छ । यसको पनि ब्यक्तिगत रुपमा भुक्तानी दिनुपर्ने रकम र वासलातको दायित्वमा हुने कुल भुक्तानी दिनुपर्ने रकम भिडेको हुनुपर्दछ ।

सहकारी संस्थाले राज्यले तोकेको नियमानुसार विभिन्न शिर्षकमा आम्दानी लिन सक्दछ । आम्दानी बृद्धि गर्ने क्रममा संस्थाको विनियम तथा विभिन्न कार्यविधिलाई समेत ख्याल गर्नु पर्दछ । आम्दानी बृद्धि गर्ने भन्दैमा संस्थामा भएको सम्पत्तिको पुनर्मुल्यांकन गरी आम्दानी बाँधेर मुनाफा वितरण गर्न पाईदैन । यसरी रिभ्यालुयसन गरेपनि पूँजीगत आम्दानी मानी वासलातको दायित्वमा क्यापिटल रिजर्भमा देखाई डिफर टयाक्स् गणना गर्नुपर्नेहुन्छ ।  आम्दानी बढाउने उद्देश्य राखी ऋणको ब्याज पुँजीकृत गरेमा संघीय सहकारी ऐन २०७४ को परिच्छेद ७ दफा ५० को उपदफा ५ विपरित हुन्छ । 

सहकारी संस्थाहरुको सालतमामीको साथसाथै नयाँ आर्थिक वर्षको योजना बनाउने बेला समेत आएको छ । यसै अवसरमा सहकारी संस्थाहरुले प्रविधिलाई प्राथमिकतामा राख्नु पर्ने देखिन्छ । सहकारी संस्थाहरुले २०८० साल बाट एनएफआरएस विधिबाट लेखा परीक्षण गराउनु पर्ने भएकोले सो को समेत तयारी अवस्थामा बस्नु आवश्यक छ । सहकारीहरुले कोपोमिसमा अनिवार्य आवद्ध भई विवरण भर्ने, नियमानुसार गोएएमएलमा सुचिकृत भई विवरण पठाउनुपर्ने टट्कारो आवश्यकता छ ।